现代工作中每天都要举行很多会议,也有很多人讨厌开会。但是,为了形成重大决策,开会讨论往往又是其他方式所无法取代的。实际上真正的问题在于:有很多会议都没有真正的争论,开会也因此失去了意义。为了提高会议质量,节约开会时间,应当聚焦于如何开展讨论。根据哈佛商业评论网站1月10日报道,加利福尼亚大学教授莫顿·T.汉森(Morten T. Hansen)在调查了5000余名经理和职员后发现,在团队会议上激发热烈的讨论的人才是真正好的会议组织者。汉森教授给出了成功举行会议的六点建议:

　　·会议应当以问题开始,而不要先表明观点。真正的讨论应当从一个提问开始。这样首先可以明确讨论的问题所在,给大家留下讨论的空间。其次,这也表明没有预设立场,而是希望进行真正的讨论。最后,这样也让不同观点的人愿意发言。

　　·帮助沉默的人积极发言,不要让少数人统治会议。即使有好问题,还是有很多人不愿意发言。有些是因为胆小,尤其是新人,还有些人担心会遭到报复。有些人不会表达真实的观点。有些内向的人不喜欢在会场上吵吵嚷嚷。但是这些人对于开好会非常重要。 为了让这些人积极参与讨论,可以尝试在开会前先和他们进行沟通,并鼓励他们勇敢地表达自己的想法。

　　·让人们觉得冒点险是安全的,而不要让强势的人统治会议。哈佛大学教授艾米·埃德蒙森(Amy Edmondson)认为,心理上放松的会议气氛可以让人们自由发表与工作有关的想法。汉森在其研究中发现大约有五分之一的参会者非常善于营造这样的会议氛围。数据表明在营造氛围方面得分高的人在会议上表现的也好,两者之间的相关系数达到了0.63(完全相关的话就是1.0)。

　　 要营造这样的氛围,可以先抛砖引玉,比如说“我先提出一个不成熟的想法……”;鼓励表达自己想法的人,比如说“我非常感谢你的建议……”;阻止言语粗鲁的人,比如说“我不需要这样的言辞……”。

　　·站在与众不同的角度看问题。比如美国运通公司(American Express)的首席执行官哈维·高乐布(Havery Golub)曾经说过,如果会议讨论的是提价事宜,那么他也会让人们讨论是否应当考虑降价。这能迫使人们为其观点找到坚实的论据。也可以让一个同事扮演搅局的人,在会议上跟其他人唱反调。

　　·对三种最重要的假设进行认真分析。要像一个侦探搜寻罪犯那样,不断追问各种假设,不仅自己要深入思考,也要让其他成员彻底思考。

　　·鼓励从正反两方面分析问题。人通常都喜欢报喜不报忧,因此,会更关注支持自己观点的证据,而不是相反的证据。即使出现了负面的信息,也会继续加强维护自己的计划。要应对这样的问题,就必须强制人们考虑负面的情况,比如“假设你的想法失败了,主要的原因会是什么呢?”。

　　(丁一民/编译)